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AEO认证中人员安全--背景调查详解

2018-08-14 16:22:10 | 来源:

任何一家企业想要健康长远地发展,除了拥有完善、严谨的制度外,更重要的还是将制度进行落实执行的人。再好的制度没有妥当的人来执行,制度就会行同虚设。特别针对进出口企业,供应链各环节操作的人员出现任何问题都有可能出现贸易安全隐患,导致严重后果,所以,海关在AEO认证中,对“人员安全“标准要求是非常严格的(高级认证有4条标准,一般认证有3条标准)其中对员工进行“背景调查”更是共同的需要,接下来小编就和大家聊聊如何做符合AEO认证的背景调查?

 

何为背景调查?

 背景调查源起于欧美国家,是指通过合法的途径和方式对被调查人相关背景信息的真实性和可靠性做充分的认定,以保证员工是诚实可靠的人,能够胜任本职工作,规避企业因用人风险给公司和客户造成的损害,从而促进企业产生更大的效益,保障股东、客户和员工的合法利益。这里说的风险包括胜任力风险、法律风险、职业操守风险和成本风险。

 

认证过程不难看出,企业的背景调查不是一劳永逸的,不仅在入职时做,还需要每年定期做。因为,人的状况总在不断变化,一年之中可能会有人因违法犯罪被公安机关重点关注甚至被通缉,所以企业除了对所有员工进行无犯罪记录的调查外还要对重要岗位和重要部门的员工每年至少开展一次定期调查工作。这不仅是AEO认证的需要,也是企业长久发展的需要,企业只有对员工违法状态定期进行关注,对员工的表现及动向进行掌控,才能确保员工具备持续的可靠性,保障贸易安全的可能性。

 

背景调查的实操建议

为了满足AEO认证标准和企业长久发展的需要,员工的背景调查可分为入职背景调查和重要敏感岗位定期审查或重新调查。

 

入职背景调查

在与员工签订劳动合同前,可以从以下几个方面进行调查:

 

实操中为方便操作,企业可针对不同岗位背景调查的范围和深度作不同的规定:

  1. 最基层的员工(一线的操作工人、保安、保洁人员等)可做身份证真假识别和犯罪记录调查

  2. 初级专业岗位(文员、助理等)可加上教育背景核实和工作经历的核实(一般电话调查);

  3. 重要敏感岗位,包括核心技术人员、高层管理者,财务、关务等人员,则需要全面彻底的调查,包括各种专业资格证书的核实、工作经历的核实(含海外)、是否陷入各种法律纠纷、是否签订保密协议、是否在媒体中有负面报道、在前任雇主的详细的工作表现和真实的离职原因等等。

     

     

重要敏感工作岗位定期审查或重新调查:

 

“重要敏感工作岗位“是指各部门主管及以上人员和财务、关务、物流、仓管、IT部等重要部门的全体人员。定期审查或重新调查的频率为每年至少一次,调查的重点侧重于入职后在公司的表现。具体内容可以参考以下几个方面:

 

1、工作态度

2、工作表现

3、婚姻及家庭状况

4、同事评价

5、违规记录

6、违法犯罪记录

 

最后,完善背景调查的各种制度、流程、相关记录(包括背景调查时间、调查人、调查对象、调查内容和调查结果等)授权书和声明书等,形成完善的人事档案。并保证这些档案的安全,确保只有相应工作人员才能查看或者处理这些信息资料。

 

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