“背调”指的不是“背地里调查”

2018-08-15 09:50:30 | 来源:

每次收到这样的消息,我都在心里嘶吼:我是背调专员,我不是福尔摩斯啊!!!

为了弄清楚这些人咋想的,我在业余时间,利用工作之便,勾搭了几十位不同规模企业的 HR。在和他们的沟通、访谈中发现,很多 HR 同学对职业背景调查的理解或操作方法都存在或多或少的误区。比如……

 

“背调”,就是背地里调查??

 

有位传统大企的 HRD就是这样认为的。所以你们可以想象,收到这样的消息我内心有多么崩溃……

 

确实有不少这样的情况:公司某员工出于各种原因,其行为对公司造成伤害。HR 为了及时帮公司规避风险,又不想与该员工撕破脸,于是想私下里“知己知彼”一下。

 

这种心态可以理解,但这种行为实在不合规。因为……

 

“背调”,真的不是“背地里调查”啊!!!

 

依法、合规的背景调查需要获得被查询人本人的授权。也就是说,必须在被查询人事先知情、并提供个人基本信息的前提下,才能对对方的信息进行核实。

 

为什么要授权

 

授权既是对企业自身的法律保护,也是对被查询人隐私权的尊重。

 

虽然目前中国现有的法律法规未对企业的背调行为进行约束,但2017年6月1日出台的《中华人民共和国网络安全法》中,已明确了网络产品和服务提供者的安全义务,并进一步完善了个人信息的保护规则。所有提供背调服务的第三方平台,必须保证平台授权流程依法、合规。

 

背调行为本身敏感而微妙。HR 的行为代表着企业,本该公开透明,不应走入灰色地带。

 

但是,即使 HR 在对求职者进行背调时有授权的意识,在操作上,依然会时常出现不合规的行为。

 

不合规的授权方式

 

1、授权人与被查询人不符

 

  • 查询人用一份授权文件查询多人

  • 授权文件上的签名非被查询人本人签名

     

2、使用无效的授权文件

 

  • 查询人使用打印的、无被查询人手写签名的授权文件

     

  • 使用短信、QQ、微信等聊天记录作为授权文件,如下图:

     

 

合规授权文件三要素

 

1、明确被授权对象

 

即何方可以通过第三方机构对被查询人进行调查,以及调查结果授权何方使用

 

2、明确授权范围

 

即写明调查的内容、范围

 

3、明确授权时间

 

即写明在多长时间内该授权有效,过期则授权无效

 

目前常用的授权方式

 

1、书面授权

 

  • 操作方式:让求职者填写授权文件(正式授权书或应聘登记表)

  • 注意事项:授权文件一定要声明,将会对求职者所填信息进行背调;要求对方填写个人身份证号、本人签名,以作授权;授权书务必妥善存档

 

2、电子文件授权

 

书面授权的电子化传递过程

 

  • 操作方式:通过邮件方式将授权书发给求职者,求职者需打印出来,填写个人身份证号和签名后,再扫描或拍照发回给HR

  • 注意事项:授权文件一定要声明,将会对求职者所填信息进行背调;要求对方填写个人身份证号、本人手写签名;授权书务必妥善存档。

  • 格外注意:这种授权方式存在一定风险。由于求职者是在远端自主打印填写,当采用电子化过程回传授权文件,你的风险在于未来一旦发生纠纷,需要证明获得的授权文件是被查询人本人签署的,这存在一定难度。所以建议尽量让求职者当面签署授权文件,或采用电子化手段获得授权。

 

3、手持身份证照片授权

 

  • 操作方式:通过第三方背调平台,线上输入求职者基本信息后,通过手机短信给对方发送授权链接;求职者打开授权链接,验证手机号后上传个人身份证照片、本人手持身份证照片

  • 注意事项:务必确保输入的基本信息属于求职者本人;给求职者的授权链接中,要列明将对其进行调查的数据项;求职者务必上传本人手持身份证照片授权,已确保人证相符;注意授权链接有时效性

 

4、电子签章授权

 

  • 操作方式:通过第三方背调平台,线上输入求职者基本信息后,通过手机短信给对方发送授权链接;求职者需要打开授权链接,进行电子签名、填写个人身份证号、短信验证手机号,再提交授权信息

  • 注意事项:务必确保输入的基本信息属于求职者本人,电子签名要与求职者本人相符;给求职者的授权链接中,要列明将对其进行调查的数据项;注意授权链接有时效性

 

那么问题来了。

 

授权这么麻烦,有没有那种不需要对方授权的背调?

 

负责任的告诉你,不存在的!

 

但有一个极速在线授权的背调小程序,那就是人人背调。

 

人人背调告别传统的授权方式,电子化采集授权,最快仅需几秒钟。

手机短信授权

 

  • 操作方式:通过人人背调小程序,验证求职者基本信息后,通过手机短信给求职者发送授权链接;求职者点进授权页面,验证个人基本信息并提交即为授权

  • 注意事项:确保求职者姓名、手机号、身份证号全部为本人所有;授权页面会展示需要求职者授权的范围;如求职者未在24小时内进行授权确认,授权链接将失效

 

人人背调所采用的授权方式,保存完整的电子证据链,流程依法合规。授权完成后,即可立即对求职者发起线上个人信息查询,秒出报告。

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