提升招聘精准度,从正确编写岗位说明书开始

2019-07-22 09:50:03 | 来源:人人背调HR干货营

◎ 分  享 /  韩文卿

◎ 整  理 /  大  招

◎ 来  源 /  首席招聘官(ID:cromedia)


岗位说明书(JD)和岗位评估、岗位分析有着非常密切的关联。这最早来自人力资源的3P理论(指的是职位评估系统 Position Evaluation System、绩效评价系统Performance Appraisal System和薪酬管理系统Pay Administration System)

谈到3P,最早提出3P理论的不是合益,而是美世。大家可能都知道,美世在薪酬方面做得非常好,其实美世在岗位评估方面,也有独到之处。它有一套IPE系统,算是国际上最通用的两套职位评估方法之一。

通过下面这张图,大家可以看出,职位评估与很多方面都有着密切的联系,比方说定岗定编、薪酬、人才发展等等。


谈到岗位,它包含两个方面:岗位澄清岗位评估。我在过往做咨询项目时发现,很多企业的岗位说明书是很乱的,它的陈述和用词并没有实际反映工作的内容。所以我们在做岗位评估之前,一定要做岗位的澄清,也就是写JD——这可以说是HR的一项基本功。

作为招聘HR,你一定要先写好JD,才发布招聘信息。很多HR可能上手做的第一件事情是上网搜索同类型的JD,然后改吧改吧,再发出去。我想强调,真正的JD不是这么产生的。它一定要经过岗位分析的过程,才能够真正得出。

我们先来谈谈是什么是岗位。

大家可能以为“岗位>职位>工作”,但实际上是“工作>职位>岗位”。

怎么理解呢?一个职位可能是多个岗位构成的。一份工作可能需要多个职位去执行交付。

岗位一般分成两类:一类是深挖型,往专家路线走;一类是百搭型,它的工作范围会比较广。前者主要是营销和专业类,后者主要是管理和后台类。

如果是深挖型的岗位,它会比较讲究流程性。比方说研发,先期是了解市场需求,然后是定位、组织资源,然后才是开发和设计产品。如果是百搭型,以行政为例,它的工作非常琐碎,前一刻可能还在处理开课,后一刻可能就是维修空调了,它会涉及到上百项的工作内容,一项项列出来,JD表格可能还不够用。那么该如何描述呢?分为周期性工作和非周期性工作。先写主要的,再写次要的,有些可能略而不写了。

 


接下来,我们谈谈岗位分析的路径。

通常而言,一般分为四步:

  1. 企业的价值链分析。每个企业都有它的一条价值链,也就是它的营业收入都来自哪里。比方说汽车4S店的营业收入来自新车销售、汽车保养、汽车维修和二手车交易。

  2. 部门的职能定位。要分析部门在价值链中贡献的作用。在举4S店的例子,买车的就是以销售部门为主,修车的话,以维修保养部门为主。每个部门在价值链中都会有自己的作用。

  3. 职能分解至岗位。梳理部门的工作,然后分解到各个岗位上去。

  4. 岗位说明书编写。

你需要对工作分析有足够的了解,你才能做好这项工作。

很多岗位说明书写好了之后,就束之高阁。你想要让它落地,还需要在管理者和任职者之间形成共同理解,实现共识契约。也就是双方必须有一个充分的沟通:你需要达成什么样的工作?这些工作将作为你劳动合同的一部分,如果不能达到公司要求的话,包括违反公司的一些相关的规章制度,会有一些相应的警告或处罚等等。

 


写JD的流程大致有三步:

  • 收集:客观全面地收集有关岗位的信息;

  • 分析:找到岗位的主要贡献领域,并有重点地归纳主要职责;

  • 描述:以规范的格式和准确的语言记录岗位信息。

收集和分析,我们可以统称为工作任务分析,这是HR从业者必备的两大技能之一。另一大技能是访谈。

我们重点谈谈工作任务分析。它主要分为四步:

  1. 准备工作坊。工作坊有三个重要的角色:HR、业务专家和外部顾问。比较核心的是业务专家和外部顾问。业务专家主要是从实操的角度给建议,外部顾问则是引导整个流程的运转,给方法和框架。

  2. 收集子任务。这是个群策群力、头脑风暴的过程,这个过程没有对错,我们要鼓励大家把自己想的东西记录下来,然后合并,从而全面了解每个主任务中包含哪些子任务。

  3. 绘制流程图。明确了各主任务下面的子任务,最后形成一个流程图,便于我们了解每个子任务的上下游关系以及关键节点。下图为流程图绘制中常用的泳道图,可以了解哪个活动与哪个角色/部门有关联,可以直观地描述系统的各活动之间的逻辑关系。


  4. 明确重要性。重要性通常从难度和频率两个维度来进行评估。从流程图中,我们可以初步评判哪些是相对重要的,哪些是相对没那么重要的。有了流程图,我们就知道如何写工作职责,为JD的输出打下良好的基础。


那么JD究竟该包含哪些内容呢?


通常而言,JD会包含这些方面的内容:基本信息、工作关系、岗位职责、工作权限、评价标准、任职资格等方面的内容。

关于工作职责的写法,我们通常按照“一总二业三人四财五其它”的写法,具体是这样的:

  1. 总体的工作目标;

  2. 运营或业务发展/业务管理工作/其它业务工作配合等;

  3. 人力资源管理;

  4. 财务管理;

  5. 兜底(共性)职责:完成上级交办的其它工作;

具体描述时,也有个窍门或者说格式。分为三个部分“做了什么”“对什么/谁”“有什么结果”。举个栗子,“计划、监督和控制年度部门预算,以确保开支符合业务计划。”

在编制的时候,尽量避免用一些含糊的思维,尽量用一些比较具体的动词来描述整个过程。以中层管理为例,通常来说,对上级是“汇报、协助、配合”,对下级是“管理、督导、指导”;对外协调是“维护、保持”,对内协调是“组织、计划、编制、完善、总结”。


再说说任职资格。任职资格是指胜任该岗位的最低要求,通常包括教育程度、工作经验、专业知识技能、能力素质和其它要求。专业知识技能的常规句式是“程度词汇(精通、熟练掌握、熟悉、了解)+专业知识和技能”;能力素质只需要填写3-5项最重要的能力素质,比方说“团队领导能力、沟通能力、服务意识”等。






“本文转载自人人背调HR干货营,特此注明”

人人背调公众号

联系我们

400-680-6015

18513583671

可联络的微信号

  • 北京市朝阳区望京西路甲50-1号卷石天地大厦A座8层

    kefu@renrenbeidiao.com

Copyright © 2017   北京数聚之美科技有限公司 版权所有    京ICP备17030432号